Gestion documental eficiente

El gestor documental reúne, clasifica  y  administra todo tipo de documentos digitales  en un archivador central, que  facilita la recuperación de  la información y  determina el ciclo de vida del documento, logrando eliminar aquellos que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos.

Diseñamos e implementamos cada solución con la posibilidad de acceso a la documentación e información desde cualquier lugar y en cualquier momento: en el trabajo,  durante las visitas al cliente, incluso estando de viaje a través del cliente web.

Desde cualquier lugar
Desde la oficina
Desde casa
Desde los clientes
El gestor documental controla importantes flujos de trabajo de la empresa con documentos que el usuario solo debe archivar una vez.
En el trabajo diario, cada miembro de la organización dispone de una lista de tareas con todos sus documentos para llevar a cabo su trabajo.
Las alertas de nuevas tareas podrían ser informadas mediante un mail.
Flujo de aprobacion

Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar un proceso de negocio.
Focaliza en aumentar la descentralización y mayor agilidad de las actividades administrativas y comerciales.

Controlar:

  • Donde
  • Qué
  • Quién
  • Cuantos

La gestión operativa se lleva a cabo, mediante la utilización de identificadores (pudiendo ser sellos) que muestran los distintos estados por los que atravesó el documento (Fecha de aprobación, autor, estado).

firma electronica

Las firmas electrónicas permiten migrar procesos basados en papel (que requieren ser firmados físicamente) a formato electrónico. Aplicables por ejemplo en los siguientes casos:

  • Documentos en papel que requieran una firma de aprobación.
  • Cuando exista la necesidad de asegurar que el contenido no se ha modificado.
  • Cuando sea necesario cumplir normativas.
  • Cuando exista la necesidad de asegurar la identidad de la persona que firmo.
Piense por un momento en el entorno de trabajo de su oficina.
  • Los documentos en papel se guardan en armarios archivadores.
  • El correo electrónico se archiva en Outlook, Gmail, etc.
  • Los archivos digitales se guardan en el disco duro.
  • Por último, los documentos de la compañía se archivan en la solución comercial pertinente.

¿Se imagina si pudiera acceder a todos estos documentos desde una única plataforma y no solo usted, sino también cualquier otra persona debidamente autorizada?

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